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浅析建筑施工企业合同管理法律风险及防范措施
添加时间:2019-8-26信息来源:首都建设报作者:北京住总第一开发建设有限公司法律事务部 富钰

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合同管理作为施工企业运营、发展的基础,对提高工程质量、保证企业效益起到了关键作用。然而目前众多建筑施工企业在合同管理方面存在诸多风险,给企业造成了严重的损失。本文拟从施工企业合同管理过程中存在的法律风险出发,分析并提出相关风险防范措施,为企业良好运营保驾护航。

合同管理是指对合同审批与签订、履行、变更、终止、违约处理等在内的合同全过程的计划、组织、控制、调节、诉讼和监督检查等管理活动的总称,相对于法律诉讼,其属于事前预防手段,能从更大程度上减轻、避免企业损失的发生,促进企业利益最大化。

一、建筑施工企业合同管理风险现状分析

(一)合同签订前的风险形态

此阶段的风险主要表现为合同签订准备工作不充分、未按要求进行审批等。前者体现在市场经营人员及法务人员未进行完备的前期市场调查(调查对方主体资格、信誉、经营状况、资金来源及保障)和成本分析,并且经营部门和法务部门联动配合不够,以致出现己方权利难以实现(工程款无法及时收回、材料未能按时进场影响施工进度等)、因成本过高而亏损等众多不利结果。后者体现在合同审批不规范,越级审批、审批滞后、审批不全面及他人代替审批等。

(二)合同签订时的风险形态

由于部分企业忽视法治建设工作、合同管理人员法律意识缺乏等众多因素,致使合同关键条款缺失(签订日期、争议解决方式、价款支付方式等)、权利义务约定不清晰、约定内容不利于己方甚至出现违反法律法规(违法分包转包)、对对方委托代理人代理权限不清晰、合同签订滞后等情形,严重影响了合同的效力和顺利履行。

(三)合同履行过程中的风险形态

合同的履行是确保合同双方权利义务实现的基础,具有重要意义,但是在此阶段仍存在诸多风险。一是缺乏合同履行前的交底及过程管控,难以保证高质量履约。二是合同履行过程中,出现单方修改合同原件情形,一旦发生诉讼纠纷,不利于己方维权。三是合同变更、延期未及时签订协议,为己方带来工期延误风险。四是忽视过程资料的收集和留存。五是己方人员缺乏维权意识。合同履行过程中,对方未按合同约定履行义务或未实际履行,严重影响合同目的的实现,然而众多施工企业人员由于缺乏维权意识,致使丧失了追索的良好时机,甚至超过诉讼时效,使企业蒙受败诉风险。

(四)合同终止后的风险形态

合同终止后,很多人认为就不存在任何风险了,实际并非如此。主要的风险体现在以下方面:一是忽视后合同义务的履行,对于某些特殊合同,例如技术服务合同、工程施工合同等,仍存在后合同义务(技术保密义务、工程维修义务等),应及时履行各项应尽义务,避免出现违约行为。二是忽视档案资料尤其是合同终止资料的留存。以至于发生诉讼纠纷后,证据不足,不利于己方维权。

二、建筑施工企业合同风险防范措施

(一)重视企业法律工作,建立健全法律事务机构

目前众多建筑施工企业忽视法律事务机构的设置,不重视法务人员作用,导致企业员工整体缺乏法律意识、合同管理意识、风险防范意识。因此,企业应不断建立健全法律事务机构,内部配备专职法务人员,外部加强与律师合作,让律师介入到企业的风险管理中,从整体上提升全员法律意识。同时,加强培训,在合同管理方面,开展对高层领导、中层领导、基层员工,尤其是合同管理人员的专题培训,进行案例汇编,以案释法,从思想上完善合同风险管理措施。

(二)建立完善的合同管理机制

合同管理部门、业务部门、法务部门加强联动,完善内部合同管理机制,明确合同管理各个环节,明确人员责任:从合同签订前、签订时、履约中、终止后的每一环节进行风险把控,签订前,市场部人员要做好成本分析,联合法务部做好项目尽职调查,为合同签订打好基础;签订时,法务部、业务部及其他相关部门做好联动配合,明确各条款内容,严格审核对方代理人权限范围;合同履约时,及时做好合同交底、规范己方人员履约行为,警惕对方违约行为的发生,保持维权意识,注重过程资料的留存;合同到期终止后,做好结算工作、严格履行后合同义务、及时维权以避免超过诉讼时效情况的发生等。严格审批制度和用印制度,规范合同示范文本的使用,从程序上严控合同风险的发生。

(三)充分利用信息化手段,进行合同动态管理

充分利用现代化信息手段,建立合同管理系统,把每一份合同从签订前、签订时、履行到终止的整个信息输入到这个系统内,及时更新,只有这样,才能让合同的管理人员、企业内部的其他人员掌握合同履行的全过程,才能发现风险、控制风险、避免风险。

总之,随着依法治企观念的不断深入,企业应不断加强对法律工作的重视,尤其对于本文探讨的建筑施工企业,其在合同管理中面临着诸多风险,更应重视法治建设工作,提升人员法律意识、合同管理意识,建立健全合同管理机制,才能维持企业长远发展。

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